Seguramente todos hemos escuchado la frase “hablando se entiende la gente”, la cual es muy cierta, pero a veces, no es del todo suficiente.
A ver, imagina que te digo Pedro es alto; ¿me podrías decir cuánto mide Pedro? O si te digo, Juan conduce muy rápido; ¿me puedes decir a qué velocidad conduce Juan?
Luego entonces me permito complementar esta frase popular añadiendo: hablando, pero también midiendo, se entiende mejor la gente.
Y aplicando lo anterior a los negocios, si tú como director de empresa o de área comentas en una de las típicas juntas de los lunes: “vamos bien en las ventas, pero necesitamos redoblar esfuerzos”, me atrevo a pensar que no tienes certeza ni de donde estás parado ni hacia dónde debes ir, ni cuántos recursos necesitas para corregir alguna “incierta” situación.
Qué tal si cambiamos esa frase por otra que diga: “la semana anterior alcanzamos el 75 % de nuestra meta mensual de cien mil pesos de venta, por lo que aumentaremos nuestra campaña de publicidad y visitaremos a nuestros cinco principales clientes mañana mismo”.
Este es un mensaje que, por su claridad, transmite seguridad y confianza a tu equipo directivo (y a ti), pues define concretamente las acciones para alcanzar ese 25 % faltante. Si solamente nos faltara un 5%, seguramente tendrían que definirse otro tipo de acciones como “mañana vamos a visitar a nuestro mejor cliente”.
Bueno, pues esta claridad se logra si y solo si, sabemos lo que queremos lograr y donde estamos parados el día de hoy; información que emana de nuestro plan (donde se define el objetivo) y de la operación del día a día (transacciones, en este ejemplo ventas).
¿Cuál de los dos mensajes crees que sea más efectivo?
Para lograr esta claridad basada en información, existen ciertas herramientas que te dan los elementos para la toma de decisiones.
Primero tu sistema transaccional a través del que facturas, cobras, pagas, etc., tu sistema ERP (no tiene que ser ninguno de los “famosos”). Esta herramienta, además de que te permite gestionar, te proporciona información del “cómo vas”, como si te tomaran el pulso al momento: ¿Cuánto llevo vendido en el mes? ¿Cuánto me deben los clientes a 90 días? ¿Cuánto tengo en inventario?
Ahora bien, si además contamos con un módulo de inteligencia de negocio que permita comparar todas nuestras ventas contra nuestro presupuesto y simular posibles escenarios, sabremos dónde estamos y así definir acciones para cumplir con las metas de la semana, mes y año. Ahora que si le sumas herramientas de inteligencia artificial que te permitan explorar aún más sería fantástico.
Dicho lo anterior, te comento que todas las empresas debieran tener definidos, como parte de su proceso de planeación/revisión anual/mensual, lo que se conoce como factores críticos de éxito, los llamados “KPI” por sus siglas en inglés (Key Performance Indicators), que nos permiten “tomarle la presión, la temperatura, la oxigenación, los triglicéridos y todos los otros signos vitales a nuestra empresa”.
Hay que monitorear el desempeño de todos estos “signos vitales”, pero poner más atención a aquellos que requieren, precisamente, más atención durante el trimestre o el año en curso. Esto se llama priorizar. Es muy difícil que una empresa pueda mejorar todos su “KPI” en un año, hay que dar prioridad a algunos sin dejar de monitorear todos.
Aquí la pregunta: ¿cómo elegir cuáles? Aquí la respuesta: aquellos que sean prioridad para la mejora de tus procesos este año, de acuerdo con tu plan de negocios, según sea tu posición frente a la competencia, tu nivel de servicio, tu capacidad de distribución o tus costos de producción, solo por mencionar algunos.
A la pantalla donde se concentran las mediciones de nuestros “KPI”, se le conoce como tablero de control, que es muy similar al tablero de tu automóvil, de un vistazo conoces la “salud del paciente”, pero para que esto sea útil es importante que estén definidos los objetivos de cada uno de ellos y que se tomen las decisiones pertinentes.
Así que estoy convencido de que para una mejor comunicación hay que hablar, pero con referencias que provoquen un diálogo inteligente y QUE DERIVE EN ACCIONES ASERTIVAS.
“Lo que no se mide, no se puede mejorar” Peter Drucker.
