Si usted es un empleador en Estados Unidos, el paquete de documentación para nuevas contrataciones de su empresa debe incluir un Formulario I-9. Los formularios I-9 fueron creados por la Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA, por sus siglas en inglés) en 1986. Esta ley imponía dos responsabilidades principales a los empleadores:
- Los empleadores no deben contratar a sabiendas a trabajadores indocumentados ni continuar empleándolos después de enterarse de su condición de indocumentados.
- Los empleadores deben verificar la elegibilidad de empleo utilizando el Formulario I-9 únicamente. Esto es para todos los empleados nuevos y recontratados.
Es importante tener en cuenta que ICE, la agencia de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos, puede imponer sanciones por formularios I-9 incorrectos o faltantes. Las sanciones por infracciones de la I-9 han aumentado recientemente y varían en función de factores como el tamaño de la empresa y el número de infracciones. Las posibles sanciones ahora van desde un monto mínimo hasta un monto máximo.
Las multas por violaciones de papeleo I-9 oscilan entre $272 y $2,701 por la primera infracción. Para violaciones no autorizadas de no ciudadanos, las sanciones oscilan entre $676 y $5,404 por las primeras infracciones y entre $5,404 y $27,108 por las subsiguientes.
Si los empleadores intentan engañar a ICE, o ignorar las advertencias creíbles, se arriesgan a multas sustanciales. Las empresas también pueden ser penalizadas por "infracciones posteriores", independientemente de si su sanción anterior fue reciente.
Buenas noticias
La buena noticia es que no se espera que tu equipo de RRHH sean detectives. No tienes que poner todos los documentos bajo una luz negra. Los empleadores deben aceptar los documentos I-9 originales que razonablemente parezcan genuinos y se relacionen con la persona que presenta el documento.
Cuando un empleado ha utilizado un documento falso
Si un empleado admite carecer de autorización o presentar documentos falsos, debe rescindir su empleo. Una vez que puedan demostrar que tienen la documentación correcta, pueden volver a ser contratados.
Es importante tener en cuenta que despedir a los empleados basándose en la evidencia de una mentira en este caso, puede requerir la misma acción para todos los empleados en situaciones similares. Cualquier incoherencia podría implicar discriminación.
Errores comunes que cometen los empleadores
Principales prohibiciones para los empleadores:
- No pidas el I-9 hasta después de la oferta de trabajo.
- No se permiten fotocopias.
- No les digas a los empleados qué documentos presentar.
- No acepte documentos vencidos.
¡Inspección de ICE!
Estar preparado en caso de una inspección de ICE. Asegúrese de tener a alguien bien capacitado en el proceso de cumplimiento del I-9 y asigne a esa persona para que supervise el proceso.
Los empleadores están obligados a mantener los documentos I-9 en el lugar, en lugar de enviarlos al gobierno. Esto implica que los agentes federales solo pueden inspeccionar en persona. Más buenas noticias:
- Siempre se le notificará de cualquier inspección.
- Tendrá un mínimo de 3 días para proporcionar los documentos requeridos.
Cómo evitar sanciones
Realizar auditorías internas es una excelente manera de evaluar los pasivos de su empresa e identificar cualquier error. Al hacerlo, puede evitar recibir un Aviso de Inspección de ICE. La frecuencia de las auditorías requeridas depende en gran medida del tamaño de su empresa. Si opera en una industria con altas tasas de rotación de empleados, como la fabricación o los restaurantes, es posible que deba realizar auditorías más frecuentes que otras.
Actualmente estoy ayudando a uno de mis clientes a corregir los formularios I-9 de su empresa. Su empresa se ha sometido recientemente a una inspección, y no puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es completar estos formularios con precisión la primera vez para evitar posibles sanciones y la molestia de corregirlos más tarde.
Si mantienes el proceso de auditoría en casa, asegúrate de que el empleado a cargo de auditar tus formularios I-9 no sea el mismo que los llenó en primer lugar.
Asegúrese de revisar mi próxima publicación de blog donde hablaré sobre la importancia del cumplimiento de salarios y horas. Es crucial cumplir con las leyes laborales para evitar dañar la reputación y la estabilidad financiera de su empresa, ya sea que se encargue de pagar a los empleados usted mismo o contrate a un contador externo.
