Actualmente, el dinamismo y competitividad exigen a los líderes de comercio exterior de las empresas mayores estándares de eficiencia, los cuales permitan mantener el flujo de sus operaciones eliminando o minimizando riesgos de incumplimiento a las disposiciones legales.
Si bien es cierto que el marco regulatorio del comercio exterior mexicano es extenso y en ocasiones pudiera resultar confuso, es igualmente cierto que su cumplimiento no es optativo, por lo que es importante asegurar tener implementados procesos que permitan validar que las operaciones de comercio exterior cumplen cabalmente con la normatividad vigente.
Paul McNulty, quien fungió como Fiscal General Adjunto en Estados Unidos, dijo que “si usted considera que el cumplimiento es caro, intente no cumplir”. Esta frase resume en gran medida lo valioso del esfuerzo en la prevención.
Ahora bien, si ya determinamos que las auditorías y controles internos son importantes, viene la parte posiblemente más compleja: ¿Cómo lo implemento?
Para la implementación de controles y auditorías internas es recomendable visualizarla en dos sentidos:
• Conocimiento legal de las normas: Para cumplir con este punto es muy importante asegurar que el personal a cargo de la ejecución de estos temas cuente con el conocimiento teórico y práctico de las diversas disposiciones legales a las que pudiera estar sujeta su empresa, de forma tal que este conocimiento le permita identificar áreas de riesgo o autocorrección, para lo cual es muy importante su capacitación constante y permanente.
• Conocimiento de tu negocio y equipo de ejecución: Este, posiblemente sea el elemento más importante para lograr una implementación exitosa del proceso de auditorías internas, para lograrlo de manera eficiente se deberían de tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
• Contar con un Mapa de Cumplimiento Aduanero, en el cual se determinen todas o al menos las más importantes, obligaciones y responsabilidades desde el punto de vista legal a las que se encuentra sujeta su organización.
• Determina el personal a realizar esta actividad, uno de los errores más comunes es querer que quien ejecuta una activad al mismo tiempo la audite, convirtiendo al personal en “juez y parte” del proceso. Lo anterior, limita la veracidad y eficiencia de los resultados. De igual forma es importante conocer el perfil de las personas que realizarían las auditorías, no necesariamente la persona más eficiente, operativamente hablando, pudiera ser la indicada para ejecutar un proceso de auditoría, ya que se requiere un perfil diferente y específico.
• Determina la metodología, muestras a auditar, momento de ejecución, métricos y planes de acciones, recodando que solo aquello que se mide puede ser mejorado.
• Analizar los resultados es primordial para lograr una prevención exitosa. Se remienda tener reuniones de ejecución que incluyan a todos los involucrados en el proceso.
En resumen, la prevención de contingencias mediante controles o auditorías internas, más que un gasto, debe observarse como una inversión la cual permitirá asegurar la continuidad de sus operaciones y la tranquilidad de sus representantes legales.
MÁS INFORMACIÓN
Fidel Guerrero Guerrero
Director Comité de Comercio Exterior y Aduanas en index San Luis Potosí
