La acelerada transformación digital en la que se han visto inmersas las empresas a nivel mundial los últimos meses, las ha obligado a implementar continuos esfuerzos para obtener el máximo partido de las innovaciones tecnológicas e incrementar su eficiencia. Pero, esta necesidad de digitalización no es propia de las organizaciones, sus procesos internos y colaboradores, sino que impacta también en la relación entre empresas y agentes externos a la misma como, por ejemplo, organismos públicos.
Los intercambios de datos entre el gobierno y las compañías se han intensificado debido a la emergencia sanitaria, sobre todo para implementar los mecanismos necesarios para limitar su impacto. Ante el clima de incertidumbre, los diferentes gobiernos buscan facilitar los intercambios de datos y la comunicación incorporando progresivamente medidas digitalizadas que permiten una óptima gestión de las distintas comunicaciones entre las empresas y diversos organismos.
Por ello, contar con sistemas que ayuden a las compañías a recopilar toda la información a intercambiar con organismos gubernamentales y regulatorios se ha vuelto indispensable para automatizar y optimizar la mayoría de la comunicación, como por ejemplo la tramitación de altas y bajas médicas, seguro social y subsidios familiares, prestaciones, interrupciones de trabajo, finalización de la relación laboral, ficheros de cotización, etc.
“Es importante destacar que asociar y automatizar envíos de diferentes archivos generados a partir de un software de Administración de Personal & Nómina reduce riesgos de errores mientras que agiliza trámites administrativos, disminuyendo considerablemente el tiempo asignado a este tipo de tareas”, argumentó Marina Ierace, directora general de la unidad de negocio HCM para América Latina de Meta4 A Cegid Company, y agregó que gracias a las herramientas digitales, se optimizan estos procesos y se minimizan las incidencias sobre los mismos.
De acuerdo con un estudio realizado en conjunto por Meta4 y MARKESS, sobre los principales retos que deben afrontar las empresas en materia de digitalización en los próximos meses, el 17% de los responsables de la toma de decisiones de RR.HH. ya utilizaba la firma electrónica en 2018 y el 49% tiene programado utilizarla en los próximos meses.
Sin duda, para que la digitalización tenga éxito, es recomendable emplear herramientas digitales para automatizar y optimizar procesos como el envío de diferentes archivos generados en el área de administración de personal y nómina. Transformación que además minimiza significativamente el riesgo de errores y reduce considerablemente los plazos de tramitación, agilizando la comunicación entre las partes involucradas.
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