La digitalización ofrece
numerosos beneficios que van más allá de salvaguardar documentos impresos para
reducir espacios. Actualmente, las empresas están generando mayor cantidad de
información interna, por lo que es importante procesarla de manera rápida y
segura para construir un espacio virtual entre los gestores de datos. A
continuación, discutiremos algunas ventajas que tiene la implementación de este
proceso en áreas que manejan cantidades considerables de papel.
Eficiencia
Contrataciones,
generación de facturas y declaraciones, son algunos procesos basados en papel y
que por su propia naturaleza en ocasiones se vuelven lentos, tediosos y propensos
a errores. Al implementar un sistema de digitalización, los colaboradores
tienen la opción de colocar estos archivos en un espacio virtual para buscar de
manera ágil y precisa, datos sobre algún empleado sin echarse un clavado sobre
una pila de papel. Todo esto se traduce en un control y gobernanza de datos
para una mejor toma de decisiones.
Análisis
de Datos
Ninguna empresa
escapa de la elaboración y análisis de métricas para evaluar los resultados
durante el año. En ocasiones mucha de la información con la que se cuenta está
en formato impreso, por lo que es necesario invertir en tiempo y esfuerzo
humano para capturar o transcribir en algún programa computacional. Con esta
tecnología, podemos transformar lo físico al formato digital y extraer del papel
datos, que pueden ser útiles para la toma de decisiones al momento de crecer un
negocio.
Seguridad
El papel resulta
por su propia naturaleza, inseguro y poco resistente ante el paso del tiempo.
En cualquier empresa un documento físico con información confidencial puede
acabar en manos de cualquiera. Mantener esos datos digitalmente supone un
control superior sobre quién puede acceder y compartir datos, además de que nos
sirve ante procesos de auditoría completa, en la que podemos mostrar la cadena
de custodia del documento durante todo su ciclo de vida.
Comunicación
interna
El salto al mundo
de la digitalización nos garantiza una comunicación sólida entre los
colaboradores El tener documentos escaneados propicia un espacio en el que los grupos
de trabajo están conectados para el envío y recepción de información correcta,
además de que se pueden automatizar los flujos de actividades para que la gente
pase más tiempo analizando los datos de la empresa y menos tiempo acomodando
hojas en bodegas.
Ser digital es una
demostración de liderazgo en el mercado ya que nos brinda eficiencia y rapidez
ante los clientes. Los procesos de auditoría y el cumplimiento de obligaciones
fiscales pueden sobrellevarse de mejor manera cuando se tiene un equipo altamente
comunicado y con una elevada gobernanza de documentos.
Más
información
Joel
Hernández
