Hay una idea generalizada en cuanto a que las empresas de alimentos y bebidas tienen una logística impecable y hacen una excelente gestión de la cadena de suministro, pero no creerías la cantidad de errores operativos y malas prácticas que he visto a lo largo de mi experiencia profesional.
Es el caso de una compañía fabricante de lácteos que opera 32 plantas y 173 centros de distribución en México, Estados Unidos, Centroamérica y Brasil. Esta empresa global comercializa unas 14 marcas de distintos productos a través de diferentes canales de venta y sus ingresos alcanzaron los 3,400 millones de dólares en 2019.
Una compañía con una operación de esta magnitud suele enfrentar complicaciones operativas. En este caso, una serie de malas prácticas operativas y de planeación se reflejaba en un pronóstico de ventas poco preciso, un bajo nivel de servicio, desbalance en el nivel de inventario y altos costos de producción derivados de tiempos extra.
¿Cómo sucedió esto? La gestión de su cadena de suministro se basaba en planeaciones diarias y semanales, sin oportunidad para planear y anticipar necesidades futuras. La planeación estaba enfocada en iniciativas de corto plazo, sin una visión a futuro, y se alimentaba con múltiples fuentes de información que carecían de un responsable para hacerlos cumplir.
Otra mala práctica se daba con una baja gestión del nivel de servicio, en la que no había responsabilidades claras para cada tarea ni conocimiento de las causas que originaban deficiencias en el servicio, además de una falta de canales formales de comunicación para revisar los resultados del negocio con la Dirección General.
Las empresas suelen tratar de resolver esto con la metodología conocida como Sales and Operations Planning (S&OP), el proceso mediante el cual los equipos ejecutivo y operativo intentan alinear las metas con cada función clave para lograrlas, pero no siempre es la mejor opción.
“Durante más de 40 años, S&OP ha ayudado a muchas empresas a aprovechar sus procesos de planificación y ejecución para mejorar sus inventarios, niveles de servicio, flujos de efectivo y, en última instancia, su rentabilidad. Sin embargo, un problema que encuentro cada vez con mayor frecuencia son las empresas que implementan un proceso de S&OP para abordar las deficiencias en los procesos tácticos clave”, señala en un artículo Jonathon Karelse, un prestigioso consultor especializado en gestión de la cadena de suministro.
Tras hacer el diagnóstico de toda la problemática que enfrentaba la compañía en cuestión, decidimos implementar una metodología conocida como Integrated Business Planning (IBP), que es una evolución del S&OP y suele ser muy útil para transformar positivamente diferentes áreas y actividades estratégicas en los negocios. En este caso, lo dividimos en cinco pilares:
1) Administración del portafolio. Para este caso implementamos una metodología de segmentación de portafolio de todas las presentaciones, la cual incluyó un plan maestro para mejorar el lanzamiento de nuevos productos al mercado.
2) Planeación de la demanda. Para este punto rediseñamos el proceso de planificación y ejecución, los roles y las responsabilidades, acompañados de la implementación de un tablero para indicadores de medición de desempeño.
3) Planeación del suministro. Implementamos un proceso de validación de capacidades para la construcción de escenarios que le permitieran tomar decisiones oportunas y optimizar los planes de negocio.
4) Junta ejecutiva IBP. Consiste en el cierre del ciclo de planeación mediante una sesión para confirmar planes con alto enfoque en rentabilidad y proyección del cumplimiento del plan de negocio.
5) Enfoque en ROI e impacto económico. Para darle mayor relevancia al proyecto, es necesario ligar las necesidades operativas con objetivos económicos, a fin de dimensionar el impacto que tiene para el negocio y, además, vincular el business plan con la planeación táctica del proceso.
Claro, suena sencillo, pero la implementación fue detallada y exhaustiva, a tal grado que tuvo un gran impacto en resultados operativos: 8% de incremento en el nivel de servicio; 14% de reducción en el nivel de inventario y 13% de disminución de desviaciones entre los planes comerciales y el business plan, además de otros beneficios de tipo cualitativo.
Lo más seguro es que tu compañía se enfrente a situaciones y problemáticas similares, pero ahora sabes que la implementación del IBP es muy útil para elevar tus estándares de eficiencia y satisfacción de los clientes.
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Correo Electrónico: Jaime.ortega@exertus.com.mx
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