En una época en donde los recursos son escasos y la competencia es muy fuerte entre los participantes del mercado, el administrador de una empresa, sea grande o pequeña, tendrá como principal preocupación que los recursos financieros sean aplicados de una manera eficiente en las actividades productivas.
Es muy común que en las Pymes el administrador considere que la elaboración de un presupuesto solo es aplicable a grandes empresas y corporativos, sin considerar que su elaboración y seguimiento puede ayudarle a anticipar todos aquellos asuntos que luego le causan un verdadero dolor de cabeza.
La administración de la empresa deberá poner en práctica el proceso de control presupuestal, que consiste en vigilar que tanto las ventas como los costos y las inversiones sean hechas de acuerdo con lo previsto y que cualquier desviación sea atacada enseguida.
Una de las tareas necesarias para poder llevar a cabo el control presupuestal correctamente es la medición a lo largo del tiempo y el registro de todas las entradas y salidas de dinero. Sólo así podremos aplicar los múltiples usos que tiene el control presupuestal, entre los que destacan:
1. La comparación entre los objetivos iniciales y los datos obtenidos en la práctica, ya sea durante determinados periodos de tiempo o ejercicios.
2. Una toma de decisiones más flexible gracias a las posibilidades de prever y modificar acciones según las circunstancias del presupuesto.
3. Una medición más efectiva de las decisiones tomadas en el presupuesto.
Ahora bien, no basta con hacer el presupuesto, se necesita analizarlo y evaluar, al menos una vez al mes, el comportamiento real contra las estimaciones previstas. Generar un reporte de variaciones y visualizar aquellos conceptos en los que el gasto se ha excedido o se ha dejado de ejercer, permitirá tomar las decisiones que se requieran para optimizar el resultado del negocio.
El presupuesto nunca será exacto a la realidad, sin embargo, mientras más se acerque a ella, más y mejores decisiones se podrán tomar. Teóricamente se dice que el presupuesto tiene validez, siempre y cuando la variación no sea mayor al 5%.
Lo ideal sería tener un proceso en el que se requiera una autorización especial para ejercer un recurso cuando no haya un presupuesto asignado; sin embargo, quizás se requiera un sistema tecnológico que permita administrar las adquisiciones y los presupuestos en tiempo real, lo que no todas las empresas tienen la capacidad de hacer, pero hacerlo, aunque sea “a toro pasado”, podría ser suficiente para mejorar la administración de la empresa.
