Es una realidad que a las empresas en México es el cambio. El 48% de las organizaciones mexicanas presentan resistencia a la tranformación, mientras que los otros países de la región solo presentan un 15% de acuerdo al estudio “Termómetro de la Gestión de Cambio” de UKG.

Hoy en día, el cambio es inevitable y está impulsado por las nuevas tecnologías lo que está llevando al 87% de las empresas del país a acelerar sus procesos de transformación digital (Dell). Para Tatiana Treviño, head of Strategic Communications en UKG, el embarcarse en un nuevo proyecto de cambio en la organización, como la implementación de un software de gestión de personal, es imperativo que sean exitosas debido a la inversión en tiempo y recursos que representan. 

“Muchas veces la persona que toma la decisión de compra no es la misma que va a utilizar esta tecnología, por lo que una correcta adopción es la clave del éxito”.

Ante esto, dio tres consejos para crear una estrategia de gestión del cambio que no sólo ayude a impulsar la adopción, sino que también logre un rendimiento óptimo de la inversión:

CONSEJO 1: Preparar a los colaboradores para el cambio antes de que suceda.

La comunicación oportuna y eficaz es la clave para conseguir que los colaboradores acepten y adopten un nuevo comportamiento, sobre todo cuando el cambio genera estrés. 

Aunque es fácil enviar un correo electrónico comunicando el cambio, a menudo puede perderse, por lo que se debe de plantear una estrategia de comunicación adecuada para cada grupo. Al hacer este esfuerzo, se ayudará a:

● Crear conciencia de por qué es importante hacer este cambio, los impulsores del cambio y los factores clave que se han considerado.

● Lograr una comprensión compartida de los pasos necesarios para adoptar con éxito la solución de cambio.

● Conseguir el compromiso de los empleados para que apoyen el cambio y se comprometan activamente.

CONSEJO 2: Involucrar a los colaboradores en la planificación de la gestión del cambio

Es importante invitar a participar a todas las personas, especialmente a aquellos cuyos puestos de trabajo se verán afectados para motivarlos a participar y que sean proactivos en el cambio. Los trabajadores -desde la mesa directiva hasta el personal de primera línea- deben desempeñar un papel activo en el proyecto, por ejemplo, probando el software y ayudando en su adaptación. 

Durante la fase de planificación, es fundamental crear un entorno abierto y permitir que los que utilizarán esa tecnología tengan voz en el cambio. Un enfoque que incluya los pensamientos e ideas de los empleados puede ser una buena fuente de perspectivas diversas y comentarios que ayuden a realizar mejoras, logrando mayor compromiso en el proyecto.

CONSEJO 3: Impulsar la adopción del cambio mediante una capacitación completa y oportuna

Hacer una transformación que implica cambios dentro de una organización requiere indudablemente compromiso, no solo con la tecnología, sino también con los colaboradores que usarán esa herramienta. Para eso se debe de tener presente cómo será la capacitación que este cambio va a requerir para una utilización óptima.

Efectivamente capacitar toma tiempo y recursos, pero se debe de contemplarlo como parte de la inversión constante que se tiene que hacer tanto al inicio, para preparar a todos de manera oportuna, como durante el tiempo que está implementada, como mantenimiento. 

Habrá personas que podrán descifrar su uso de manera inmediata, pero la gran mayoría necesitará aprender a utilizar la herramienta, sobre todo si se puede correr el riesgo de una desprogramación, daños a ellos mismos o a la empresa, o que no más no quieran utilizarlo.

GESTIONAR EL CAMBIO MEDIANTE LA GESTIÓN Y EL APOYO DE LOS LÍDERES

Aunque los documentos y las herramientas del proceso de gestión del cambio son importantes, se debe centrar siempre en las personas, ya que ellas son la pieza clave para el éxito. Por ello, los líderes juegan un papel muy importante, al predicar con el ejemplo y asegurarse de que sus colaboradores conozcan lo que viene y los motiven a ser parte del cambio.

“Las personas son la base de cualquier empresa y, al fin y al cabo, son las que tendrán que adaptarse a una nueva forma de trabajar. Solo así, se logrará el éxito en cualquier implementación”, concluyó.