American Axle & Manufacturing (AAM) ha implementado dos proyectos para la digitalización de sus registros: Soporte documental de activos fijos Levin y Gestión de comidas automáticas. Como objetivo principal de ambos se encuentra poder aumentar la automatización y eficiencia de procesos.
“En AAM estamos convencidos que el poder de innovar nos lleva por el camino correcto; por tal motivo, buscamos la reducción de costos y automatización de nuestros procesos para hacer nuestro trabajo de manera más eficiente y con colaboradores más felices”, dijeron los directivos.
Gestión de comidas automáticas
Este proyecto consistió en el desarrollo de una aplicación para web y celular para el proceso en que los supervisores realizan la solicitud de comida de los colaboradores para su tiempo extra. Esta permite eliminar el uso de papel y la recolección de firmas.
Asimismo, la implementación de crédito a los trabajadores, el cual consiste en solicitar en el comedor tus alimentos y no pagar en efectivo; sino utilizando tu credencial de asociado de AAM, esto es descontado en tu próxima nómina, explicaron.
El proyecto consta de diversos elementos interconectados que, en conjunto, conforman ante el usuario un solo sistema.
Se compone por la modificación a medida de un software comercial de punto de venta, una interfase que lo comunica con el sistema de nómina de la empresa y, para el usuario final, un set de quioscos de autoservicio, aplicación web y móvil tanto para Android como iOS. Todo lo anterior utilizando tecnología de punta y la mejor experiencia posible para el usuario.
En el desarrollo se realizaron, al menos, tres procesos y múltiples pruebas. En él, participaron los equipos de nóminas, sistemas y servicios al personal, principalmente; otros de los involucrados fueron los supervisores, usuarios, contabilidad, el personal del comedor, entre otros.
Después de realizar un mapeo completo del proceso para identificar los puntos críticos del control de funcionalidad, se buscó una manera de automatizarlo y se codificó el software. Después, se realizaron pruebas de calidad en diferentes escenarios y, posteriormente, se probó en usuarios.
Probamos con los usuarios, nos dieron retroalimentación, corregimos o mejoramos algunos procesos con base en sus comentarios y, finalmente, salimos a productivo. Fue una gran experiencia.
Entre los beneficios se destaca el aumento de permanencia de personal en las líneas de producción de todas las áreas operativas y mejoras administrativas en los departamentos involucrados a los que, anteriormente, se les asignaban tareas como carga de descuentos en nóminas, recolectar firmas en papel, revisión a profundidad por posibles errores humanos, etcétera.
Nuestros estudios indican que hubo una mejora sustancial de los tiempos de operación de hasta un 90 por ciento. Así mismo, el grado de satisfacción de nuestros asociados con el crédito directo a descontar en su próxima nómina fue importante.
Soporte documental de activos fijos Levin
Para este proyecto, se creó una base de datos confiable de activos fijos. En ella, se concentra toda la información contable, así como el soporte documental de manera electrónica para su pronta búsqueda y fácil resguardo; lo que permitió eliminar los archivos físicos de la documentación de los activos.
Como área, buscamos la mejora de nuestros procesos cada año: eliminar desperdicios, ahorrar espacios, ser más eficientes en nuestra operación; por lo que nos planteamos cómo podíamos mejorar la administración de nuestros documentos. La búsqueda de la mejora nos trajo hasta aquí, compartieron.
Los principales departamentos involucrados fueron el de contabilidad y sistemas; además, contaron con el apoyo de la compañía Levin Assets, quienes les brindaron entrenamiento para la herramienta, así como algunas mejoras para realizar el trabajo.
El software se desarrolló y montó sobre una plataforma web para fácil acceso a los usuarios, control y mantenimiento centralizado, y cuenta con una base de datos SQL Server, lo cual nos da un excelente performance y escalabilidad a futuro, explicaron.
El beneficio de la implementación de esta tecnología se ha visto reflejado en las auditorías de control interno y por parte del SAT, ya que tienen un flujo de información más rápido.
Hemos tenido auditoría por parte de la autoridad y nos han hecho comentarios positivos por la rapidez y el orden en nuestra información; por lo cual, nos sentimos orgullosos de lo que hacemos aquí, compartieron.
Finalmente, adelantaron que, para este 2021, buscan implementar de tres a cuatro proyectos. Uno de ellos, por ejemplo, incluye la automatización de rutinas de seguridad para garantizar que se lleven a cabo en piso de manera adecuada; y otro para realizar sus inventarios del patio de chatarra mediante escaneo y software especializados.
