Porque NO USAR Excel en las empresas.
Excel es una
excelente herramienta de oficina te permite hacer cálculos complejos y
laboriosos en milésimas, te otorga una extraordinaria flexibilidad y con poco
conocimiento en programación puedes hacer formularios automatizados que, sin
duda, ahorran mucho trabajo.
El problema es
cuando usamos Excel como pilar de nuestra información, cuando nuestros
inventarios están en este programa, cuando el control de la cobranza está en
dicho software, cuando el control de lo que debemos a bancos esta en él o peor
aún, cuando el servicio que hacemos para nuestros clientes lo tenemos en dicho
apartado de Microsoft (Todos estos ejemplos que he puesto los he visto en
empresas que facturan millones de dólares al año y los cuales tenían muchísimos
problemas causados por no tener un sistema de computo formal).
Y es que, a pesar
de que Excel ofrece una gran flexibilidad para poner en orden a la información,
es un error usarla como nuestro sistema de computo debido a los siguientes factores:
- Problemas
con la versión correcta: He visto empresas que tienen muchos problemas para
encontrar el archivo correcto o la última versión del archivo de Excel que
tiene las formulas correctas y es que el “sistema computacional” se basa en un
solo archivo , hace muy fácil perder el hilo de las últimas modificaciones.
- Tope
en el tamaño de los archivos: Una base de datos bien estructurada puede pesar
Gigas sin tener problemas, si lo comparamos con un archivo de Excel, que tiene límite
incluso de los renglones que puede albergar cada hoja. Para solventar esto
muchas empresas copian y pegan los archivos cambiando la información que
contienen, es decir, un Excel para los datos de Enero, otro para los de Febrero
, etc., pero esto nos lleva al siguiente conflicto.
- Problema
para reportear: Conozco empresas que tienen a personal solo para juntar
archivos en Excel y poder sacar reportes , entrando en un circulo vicioso de
cantidad de información contra cantidad de empleados, esto es parecido a estar
en un barco que se está hundiendo y contratar a personal dedicado a sacar el
agua con cubetas.
·
Facilidad
de cometer errores: En todos los sistemas existen errores, pero en Excel es aún
más común cometerlos, un programador de software que se precie de serlo, conoce
técnicas para el testeo automático que disminuyen el número de fallos
ingresados a un software. Estas prácticas al momento de hacer formulas en Excel
o macros son prácticamente inexistentes.
Y para muestra un
botón:
En
Septiembre del 2008 Barclays envió su
oferta de por Lehman Brothers después de su colapso y lo hizo a través
de una hoja de Excel.
En
dicha hoja se detallaban los activos de Lehman y el monto por el cual Barclays
estaba dispuesto a pagar, el problema es que en esa hoja había 200 celdas que
no estaban en el interés de Barclays y ocultaron las celdas en lugar de
eliminar.
Cuando
un junior del despacho Cleary Gottlieb Steen & Hamilton exporto el archivo
a PDF y lo envío a la corte de bancarrota las celdas aparecieron nuevamente,
lo
que obligo a Barclays a absorber perdidas de 179 ofertas tóxicas que no quería
comprar.
