“Nos convertimos en el recinto del evento, constructores de stands, en productores audiovisuales, en coordinadores de conferencias, mandamos agendas, y todo en un one stop shop”, dijo Ricardo Rocha, CEO de Expo Tour Virtual.
Ante las restricciones por Covid-19, la industria de las ferias y exposiciones tuvo un resurgimiento: los eventos virtuales e híbridos. Expo Tour Virtual, hasta la fecha, ha creado alrededor de 30 eventos que involucran el concepto, diseño, programación y puesta en marcha de plataformas inmersivas; gestión de eventos, acompañamiento a los clientes y entrega de analítica.
“Hemos tenido expos de 2,500 usuarios al mismo tiempo. Estamos recargados en servidores de Amazon que tienen un ancho de banda dinámico que abre su capacidad de acuerdo con el número de usuarios que lo utiliza”, explicó Rocha. Con base en las pruebas realizadas, pueden alojar a hasta más de 5,000 usuarios al mismo tiempo.
El antecedente de este tipo de exposición virtual se remonta a la creación de Interactive Nights para la Cámara Nacional de la Industria Electrónica de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información y el Monterrey Interactive Media & Entertainment Cluster. Esta ha tenido más de 6,500 usuarios al día de hoy: el 60% de México y el 40% del resto del mundo. “Un valor agregado de una plataforma para una expo virtual es que es atemporal: se puede utilizar las 24 horas en cualquier parte del mundo”.
Luego, el primer espacio de encuentro de negocios se diseñó para NL4.0. “A los 20 expositores se les garantizaban cinco citas al menos con las empresas tractoras. Esa era la promesa de valor del evento”. Desde entonces, han trabajado con clientes como Coparmex, el Cluster de Agroalimentos, Automotriz, de Energía; universidades como la UERRE, Ibero, etcétera.
PROCESO
“Iniciamos el proceso con un análisis y conceptualización del evento: entender qué es lo que quiere el cliente, cómo lograrlo y cómo lo hacía antes. A partir de ahí, se hace la propuesta de experiencia del usuario”, informó el director. Se involucran tres equipos: el de tecnologías de información, quienes desarrollan el software, las líneas, el código; el equipo de diseño y 3D; y el administrativo y logística de evento.
Una vez formulado el concepto, comienza el diseño visual. La experiencia virtual se desarrolla con base en modelos 3D; sin embargo, el usuario tiene vistas panorámicas para navegar la expo vía html desde cualquier dispositivo.
La plataforma se lanza semanas antes del evento para pruebas y para el registro. En el apartado “encuentro de negocios”, los proveedores empiezan a subir su información para que los compradores lo vean. Posteriormente, en el postevento, se realiza un seguimiento y reportes. “El equipo de TI, acompañado del administrativo, genera los reportes finales: cuánta gente, de dónde, desde qué dispositivo, quién entró a cada stand, base de datos general, y se hace una entrega final del evento”.
Además de lo anterior, apoyan en lo financiero a sus clientes: que el desarrollador del evento recupere su inversión y que el expositor venda. Ayudan en la gestión del número de expositores que necesitan, los patrocinadores, auditorios, etcétera. “Todos han salido en números positivos. Cabe recalcar que las plataformas no son un software; es un evento digital, un servicio”.
PERSPECTIVAS
Actualmente, se encuentran en fase de planeación de los eventos de este año. “Expo Tour Virtual no viene a desplazar un evento presencial; sino a acompañarlo, que sea un evento híbrido el día de mañana”, dijo Ricardo Rocha. En ese sentido, señaló que esta modalidad es un sustituto temporal de los eventos tradicionales y que, en el futuro, sus clientes buscarán hacer eventos híbridos, y colaborararán con ellos para lograr sus objetivos.
El también CEO de Render, mencionó que una de sus principales enseñanzas en el proceso de profesionalización en la creación de los eventos, fue el trabajo en equipo. “De manera interna porque hacemos un equipo multidisciplinario desde gente de marketing, diseñadores industriales, arquitectos, programadores; y externa, porque hacemos un vínculo con nuestros clientes, se vuelve una hermandad, siempre manteniendo el profesionalismo”, explicó.
Un segundo factor es tener en el marco de referencia las expectativas de todos. “Como es algo muy nuevo para todo mundo, las expectativas a veces son muy bajas y otras muy altas. Lo que hemos aprendido, como una gran lección, es definirle al cliente lo que va a suceder y lo que van a obtener”.
Finalmente, alentó a los usuarios a experimentar. “La gente se tiene que arriesgar a explorar nuevas formas de comunicación, capacitación y de hacer negocios que están aquí para quedarse”.
