Ayer tarde hacia antesala en una maquiladora esperando a mi contacto para conducirme a la sala donde llevaría a cabo una plática sobre desarrollo de supervisores. La cita era a las 5:00PM, faltaban 10 minutos y la recepcionista no podía encontrar a mi contacto (quien estaba detenido en una reunión de último momento), sabiendo que cuando llegara a la sala ya estaría la concurrencia allí, y quizás con varios minutos de espera, decidí llevar a cabo un ejercicio de SMED con mi proceso de preparación para la plática. Usualmente, encender mi laptop, seleccionar la presentación y conectar mi cambiador de diapositivas me lleva entre 5 a 7 minutos, pero con una sala llena de gente e inquieta por la espera, pueden sentirse como 30.
SMED (Single Minute Exchange of Die)
es una técnica esbelta para acortar el tiempo que los procesos están inactivos
bajo preparación o ajuste y mantenerlos debajo de 10 minutos. Se basa en
principios sencillos de ingeniería industrial y sentido común. La técnica es
adaptable a cualquier situación que requiera equipo, materiales o personas;
trataré de resumirlo en sencillos pasos:
Estudiar el método actual
En aquel momento mientras esperaba
en el lobby, mentalmente, hice un repaso de las actividades que haría para
hacer el set up en la sala en una situación normal. Normalmente al hacer un
ejercicio regular de SMED, se toma un video de la operación para poder
después analizarlo con el equipo de trabajo.
Convertir pasos internos a externos
Los pasos internos son actividades que se deben llevar a cabo cuando el equipo o procesos están detenidos, ya sea por cuestiones de seguridad u operativas; los pasos externos son aquellos que se pueden llevar a cabo antes o después que el proceso sea interrumpido.
En el caso en cuestión, encender la
laptop, seleccionar la presentación, conectar mi cambiador de diapositivas,
todos ellos son pasos externos que no requieren llevarse a cabo dentro de la
sala. Así que mientras esperaba, hice todo mi setup e incluso ejercité el
cambiador de diapositivas para asegurarme que estuviera operativo y no hubiera
sorpresas el llegar a la sala. Este último paso de inspección me permitió darme
cuenta que mi cambiador de diapositivas necesitaba cambio de baterías, así que
lo lleve a cabo allí mismo.
Eliminar o simplificar pasos internos innecesarios
Una vez que el proceso está detenido
para un ajuste o cambio de modelo, estamos perdiendo dinero, así que hacer mas
rápido el proceso de pasos internos es prioritario. Si nos esforzamos
encontraremos que hay más de una manera de hacer las cosas más rápido y mejor,
y también con frecuencia encontramos que hay pasos que son innecesarios, pero
que se hacen simplemente porque siempre se han hecho así. Yo tengo como
costumbre el conectar mi equipo a la corriente eléctrica antes de arrancar una
conferencia o taller, esto lo implementé porque en alguna ocasión,
inadvertidamente arranque mi exposición con un equipo sin carga prácticamente y
este se apago a mitad de la presentación. En este caso parte de mi setup fue
verificar la carga de la batería y la duración estimada y en ese momento me
indicaba 4 horas, mi charla no duraría más de 2 horas así que el buscar una
conección y conectar mi laptop era un paso que podía ser omitido (paso de valor
no agregado).
Eliminar o simplificar pasos externos
Si bien los pasos externos son
hechos antes o después de que el proceso ha sido detenido, alguien debe
hacerlos y cuesta a la compañía.
Ejercitar el método, documentarlo y empezar el ciclo nuevamente
Eran las 5:03 pm cuando mi contacto
apareció apresuradamente y me condujo a la sala donde en cuestión de segundos,
ya con mi equipo encendido y probado, estaba proyectando e iniciando una
divertida e interesante sesión introductoria de Formación Integral de
Supervisores.
Comprobado, las Herramientas Esbeltas
pueden ayudarte en cualquier situación y siempre hay una manera de hacer las
cosas de forma eficiente...este es el espíritu del Kaizen.
