La globalización nos ha traído un aumento de la competitividad empresarial, donde la asertiva selección de proyectos estratégicos y su exitosa ejecución repercuten de manera directa en los objetivos generales de las empresas; ya sea para aumentar la rentabilidad, ganando nuevos mercados o siendo pioneros en innovación, por mencionar algunos.
El desarrollo de proyectos no es trabajo de una sola área, la participación de todas las áreas es clave. La presentación de información clara, objetiva y, sobre todo, fiable, toma un rol de suma importancia para lograr el “espíritu de equipo” que requerimos.
Para fines prácticos resumiré la gestión de proyectos en cuatro sencillas etapas:
1. Análisis y selección del proyecto. Esta etapa es clave. Tener una correcta selección de proyectos no sólo deberá acercarte a la visión y objetivos que la empresa plantea, sino que asegurará que los recursos en la empresa estén inteligentemente asignados. Para lograrlo, se sugiere hacer un análisis completo: definir ganancias esperadas, inversión, definición y mitigación de riesgos, acuerdos con clientes estratégicos, etcétera. Para no calcular erróneamente la inversión que un proyecto puede requerir, es importante considerar los posibles impactos con las áreas involucradas. Tener un proyecto que generará resultados para la organización también es, sin duda, una poderosa herramienta de motivación y enfoque que el administrador del proyecto podrá usar a su favor con el resto del equipo.
2. Planificación del proyecto. “Una meta sin un plan es solo un deseo”, Antoine de Saint-Exupéry. La calidad en la ejecución de un proyecto dependerá, en su mayoría, de la calidad en la planificación de este. Como gestores de proyectos, debemos entender cada una de las fases, plasmar las actividades que conllevan, su interrelación (ruta crítica) y el aseguramiento del total de recursos que se requerirán para su ejecución. La alineación de este plan con todo el equipo no solo ayudará a la clara comunicación, sino a asegurar el enfoque y aumentar el nivel de compromiso en todos los miembros.
3. Seguimiento y control. No importa cuán bueno sea un plan, si este no es correctamente ejecutado, tendrá grandes posibilidades de generar múltiples desperdicios en el proceso. El seguimiento del plan y contar con diferentes indicadores para el control del proyecto (gastos, recursos, tiempos, etc.) nos dará claridad sobre dónde estamos en nuestra línea del tiempo y qué tan apegados estamos a nuestro objetivo planteado; esta información nos indicará si alguna medida estratégica debería ser tomada para evitar riesgos.
4. Análisis de retrospectiva y celebración. Como gestor de proyectos, el concepto de mejora continua deberá estar siempre presente. Aprender de nuestros errores, documentarlos, analizar medidas de contención y registrar las acciones positivas serán poderosas herramientas que nos ayudarán a mejorar y hacer más efectiva nuestra gestión de proyectos en el futuro.
Finalmente, con la celebración con todo el equipo podemos obtener un mayor esfuerzo en el futuro: un equipo motivado siempre tendrá tendencia a trabajar mejor y mantener la mente en un estado que impulse la innovación y mejora.
